Soutien informatique pour PME : comment contrôler les coûts pendant la croissance

Une PME en croissance voit rapidement ses besoins technologiques augmenter. Plus d’employés signifie plus de postes, de comptes, de logiciels, d’accès et, inévitablement, plus de demandes techniques.

Par contre, embaucher immédiatement une ressource informatique à temps plein n’est pas toujours nécessaire.

Un modèle de soutien informatique pour PME permet d’obtenir une expertise externe en fonction des besoins réels de l’entreprise. Cette approche aide à mieux contrôler les coûts tout en donnant aux équipes les ressources nécessaires pour continuer à travailler efficacement.

Pourquoi les coûts TI augmentent-ils avec la croissance d’une PME?

La croissance ajoute progressivement de la complexité à l’environnement technologique. Une entreprise de 15 employés n’a généralement pas les mêmes besoins qu’une organisation qui en compte 50, 100 ou 200. Chaque nouvelle embauche peut nécessiter un ordinateur, des licences, des comptes utilisateurs, des accès sécurisés et la configuration de différents outils de travail.

Les besoins peuvent également augmenter lors d’un déménagement, de l’ouverture d’un bureau, du déploiement d’un nouveau logiciel ou d’un projet de transformation. À cela s’ajoutent les incidents du quotidien comme les problèmes de connexion, les postes défectueux, les logiciels qui ne fonctionnent plus comme prévu, les difficultés d’accès ou, des équipement à remplacer.

La question devient donc : comment absorber ces nouveaux besoins sans faire augmenter les coûts TI plus rapidement que l’entreprise?

L’embauche interne n’est pas toujours la première solution

Lorsque les demandes augmentent, le premier réflexe peut être d’embaucher. Cette décision peut être pertinente lorsque le volume de travail justifie une ressource permanente. Mais elle représente aussi un engagement financier récurrent. Pour un poste de technicien en informatique, le salaire médian au Québec se situe à 30,77 $ l’heure, soit environ 60 000 $ par année à temps plein, avant les charges sociales, les avantages sociaux, l’équipement et la formation.

Pour une PME dont les besoins fluctuent, une autre approche consiste à compléter ses ressources avec de l’expertise externe. L’entreprise peut ainsi accéder à des compétences techniques lorsqu’elle en a besoin sans nécessairement ajouter immédiatement un poste permanent à sa structure. Cette flexibilité devient particulièrement intéressante pendant une période de croissance rapide.

Externaliser pour mieux aligner les coûts sur les besoins

L’externalisation informatique permet de transférer certaines interventions à un partenaire spécialisé comme Groupe SL. L’objectif n’est pas nécessairement de tout externaliser. Une PME peut choisir les responsabilités qu’elle souhaite conserver et celles pour lesquelles une expertise externe apporte davantage de valeur.

Cette approche permet notamment de mieux absorber les variations de la demande. Pendant une période plus calme, les besoins peuvent être limités. Lors d’un projet important, d’une série d’embauches ou d’un changement technologique, ils peuvent augmenter rapidement. Une ressource externe auprès d’un partnaire comme Groupe SL permet d’ajuster plus facilement la capacité technique à cette réalité.

Réduire le coût caché des interruptions

Le coût d’un problème technologique ne se limite pas au prix de sa résolution.

Prenons un employé incapable d’accéder à un outil essentiel pendant plusieurs heures. Pendant cette période, sa productivité diminue. Il peut aussi solliciter un collègue ou un gestionnaire pour tenter de résoudre le problème. Un incident relativement simple mobilise alors plusieurs personnes.

Ces heures ont un coût. Dans un sondage américain mené auprès de 715 PME, 37 % des répondants évaluent le coût d’une seule heure d’interruption entre 1 000 $ et 5 000 $ US, et 8 % à plus de 25 000 $ US.

À plus grande échelle, une interruption touchant un réseau, une application ou plusieurs postes peut affecter une partie importante des opérations. Un soutien informatique efficace vise donc aussi à limiter ces coûts indirects. Plus un problème est pris en charge efficacement, plus rapidement les employés peuvent retourner à leurs responsabilités.

Éviter que les employés deviennent les techniciens de l’entreprise

Dans plusieurs PME, les premiers problèmes informatiques sont confiés naturellement à la personne qui « s’y connaît le plus ». Cette approche peut fonctionner lorsque l’entreprise est très petite. Elle devient toutefois moins efficace à mesure que l’organisation grandit.

Un gestionnaire, un développeur, un contrôleur ou un employé administratif ne devrait pas consacrer régulièrement une partie de sa journée à résoudre les problèmes technologiques de ses collègues. Même s’il réussit à régler le problème, son temps est détourné de tâches qui génèrent davantage de valeur pour l’entreprise. Structurer le soutien informatique permet de remettre ces responsabilités entre les mains des bonnes ressources.

Accéder à plusieurs expertises sans multiplier les embauches

Les environnements technologiques modernes couvrent plusieurs disciplines. Postes de travail, réseaux, Microsoft 365, serveurs, infonuagique, sauvegardes, accès et cybersécurité demandent des compétences différentes. Il devient donc difficile de demander à une seule ressource interne de maîtriser chaque domaine au même niveau. Un partenaire TI donne accès à un bassin plus large de compétences.

Selon le problème ou le projet, l’entreprise peut ainsi profiter de l’expertise appropriée sans devoir constituer immédiatement une équipe complète à l’interne. Pour une PME en croissance, cette capacité peut faire une différence importante.

Dans quelles situations une PME devrait-elle envisager des ressources TI externes?

Il n’est pas nécessaire d’attendre une panne majeure. Certains signes peuvent démontrer qu’une organisation commence à dépasser son modèle actuel.

Les demandes techniques s’accumulent. Les employés règlent eux-mêmes leurs problèmes. Une personne interne devient le point de contact pour toutes les questions technologiques alors que ce n’est pas son rôle. Les projets prennent du retard par manque de ressources. Les nouvelles embauches augmentent rapidement la charge de travail TI.

Une ressource externe peut également être utile pendant des périodes précises, par exemple :

• une vague d’embauches;
• un déménagement;
• l’ouverture d’un nouveau bureau;
• le renouvellement d’équipements;
• une migration;
• le déploiement d’une nouvelle solution;
• une période de pointe;
• un projet technologique particulier.

L’objectif est d’ajouter de la capacité lorsque l’entreprise en a besoin.

Ressource externe ou gestion TI complète?

Toutes les PME n’ont pas besoin du même niveau d’accompagnement. Une entreprise qui dispose déjà de certaines compétences internes peut chercher uniquement à compléter son équipe. Une autre organisation peut vouloir confier une plus grande partie de ses opérations technologiques à un partenaire externe. Le choix dépend notamment du nombre d’employés, de la complexité de l’environnement, du volume de demandes, de la dépendance aux technologies et des ressources disponibles à l’interne.

L’important est de choisir un modèle capable d’évoluer.

Une solution adaptée aujourd’hui peut devoir être revue lorsque l’entreprise double ses effectifs ou lorsque ses systèmes deviennent plus critiques pour ses opérations.

Comment évaluer le coût réel de votre modèle actuel?

Avant de comparer les options, il est utile d’aller au-delà de la facture informatique.

Posez-vous quelques questions.

• Combien de temps vos employés consacrent-ils chaque mois à des problèmes technologiques?
• Combien d’heures de productivité sont perdues lors des interruptions?
• Des gestionnaires doivent-ils régulièrement intervenir?
• Des projets sont-ils retardés faute de ressources?
• Votre entreprise paie-t-elle pour une capacité dont elle n’a pas besoin en permanence?

Ces éléments permettent d’obtenir une vision plus juste du coût réel.

L’objectif n’est pas simplement de réduire la dépense TI. Il est d’obtenir le niveau de service nécessaire au meilleur équilibre entre coût, efficacité et continuité des opérations.

Groupe SL : des ressources TI qui s’adaptent à votre croissance

Chez Groupe SL, nous accompagnons les entreprises selon leur réalité opérationnelle et leurs besoins technologiques.

Notre objectif est simple : vous donner accès aux bonnes ressources pour que vos équipes puissent travailler efficacement et que vos TI suivent le rythme de votre croissance.

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