Les mythes les plus répandus sur la gestion TI externalisée

La gestion TI externalisée peut soulever plusieurs questions : vais-je perdre le contrôle de mes systèmes? Est-ce vraiment moins coûteux? Mon équipe interne sera-t-elle remplacée?

Ces préoccupations sont légitimes. Pourtant, plusieurs idées reçues sur la gestion TI externalisée ne correspondent pas nécessairement à la réalité.

Le modèle peut prendre différentes formes, des services TI entièrement gérés à une approche co-gérée avec une équipe interne. Chez Groupe SL, ces deux modèles font partie de l’offre de gestion TI clés en main.

Voici les principaux mythes à connaître avant de prendre une décision sur le meilleur.

Mythe 1 : externaliser ses TI, c’est perdre le contrôle

C’est probablement l’une des principales craintes lorsqu’une entreprise envisage de confier une partie de ses TI à un partenaire externe. Le contrôle ne disparaît pas simplement parce qu’une partie de la gestion est confiée à l’extérieur. Une relation d’impartition efficace doit plutôt définir clairement les responsabilités, les accès, les processus de décision et les priorités de l’entreprise.

Pour un directeur TI, cette distinction est particulièrement importante. L’objectif n’est pas nécessairement de remplacer la gestion interne, mais de déterminer quelles responsabilités doivent rester à l’interne et lesquelles peuvent être confiées à un partenaire. C’est notamment ce qui rend le modèle TI co-géré intéressant pour certaines organisations. L’entreprise conserve son équipe et son expertise internes, tout en ajoutant des ressources et des compétences externes lorsque nécessaire.

Mythe 2 : la gestion TI externalisée signifie remplacer son équipe TI

Externalisation et remplacement ne sont pas synonymes. Une entreprise peut choisir d’externaliser l’ensemble de sa gestion TI lorsqu’elle ne possède pas de département TI interne ou qu’elle souhaite confier cette responsabilité à un partenaire.

Mais elle peut aussi conserver une équipe interne et utiliser un modèle co-géré. Cette approche peut être particulièrement pertinente lorsque l’équipe interne est déjà présente, mais qu’elle manque de temps, de ressources ou de certaines expertises. Le fournisseur devient alors un partenaire complémentaire, plutôt qu’un remplacement complet.

Mythe 3 : l’externalisation coûte toujours moins cher

Présenter l’externalisation comme une façon automatique de réduire les coûts serait plutôt simpliste.

La vraie question est plutôt de savoir quelle valeur l’entreprise obtient pour ses investissements TI. Une gestion TI externalisée permet de mieux structurer certaines dépenses, d’accéder à des expertises externes et de réduire la pression sur les ressources internes. Mais le coût doit toujours être évalué en fonction des besoins réels de l’organisation.

Il faut aussi tenir compte des coûts moins visibles : temps consacré par les employés aux problèmes TI, interruptions, retards dans les projets ou manque d’expertise pour prendre certaines décisions. Le bon modèle n’est donc pas nécessairement celui qui affiche le plus petit prix. C’est celui qui offre le meilleur équilibre entre coûts, disponibilité, expertise, performance et continuité des opérations.

Mythe 4 : un fournisseur externe ne comprend pas notre entreprise

Une entreprise peut effectivement avoir de mauvaises expériences si son fournisseur ne comprend pas ses priorités.

C’est d’ailleurs une préoccupation importante chez les dirigeants et les directeurs TI : avoir un partenaire qui ne tient pas compte des contraintes budgétaires, des réalités internes ou des exigences de conformité. Mais cette situation n’est pas une conséquence obligatoire de l’externalisation.

La qualité de la relation dépend notamment de la compréhension des objectifs d’affaires, des processus de communication et de la capacité du fournisseur à adapter son intervention à l’organisation.

Pour un propriétaire d’entreprise, le fournisseur doit comprendre que les TI servent d’abord à maintenir les opérations et soutenir la croissance. Pour un directeur TI, le partenaire doit aussi comprendre l’environnement existant, les contraintes techniques, les priorités internes et les objectifs de la direction.

Mythe 5 : la gestion TI externalisée signifie tout confier à un fournisseur

L’externalisation peut être complète ou partielle. Certaines entreprises confient la gestion de leur environnement TI à un fournisseur externe. D’autres préfèrent conserver certaines responsabilités à l’interne et faire appel à un partenaire pour compléter leurs capacités.

C’est précisément l’intérêt d’un modèle co-géré.

Par exemple, une équipe interne peut conserver la gestion quotidienne de certains éléments tout en s’appuyant sur un partenaire externe pour des besoins qui demandent davantage de ressources ou d’expertise. Le niveau d’externalisation peut donc évoluer avec l’entreprise.

Mythe 6 : les services TI gérés sont seulement utiles aux petites entreprises

La taille de l’entreprise ne détermine pas à elle seule la pertinence d’un service TI géré. Une petite entreprise peut avoir besoin d’un partenaire externe parce qu’elle ne possède pas d’équipe TI interne. À l’inverse, une organisation plus importante peut utiliser des services gérés ou co-gérés pour augmenter ses capacités, soutenir une équipe interne ou accéder à des expertises complémentaires. Le modèle de gestion TI externalisée sélectionné doit surtout être adapté aux besoins et à la structure de l’entreprise.

Mythe 7 : externaliser ses TI signifie seulement gérer les problèmes

La gestion TI ne devrait pas se limiter à intervenir lorsqu’un problème survient.

Pour une entreprise, l’enjeu est aussi de maintenir un environnement fiable et de soutenir la continuité des opérations.

Les services TI gérés s’inscrivent donc dans une approche plus large que le simple dépannage.

Ils peuvent faire partie d’une stratégie visant à mieux structurer la gestion TI, à soutenir les équipes et à donner aux dirigeants davantage de visibilité sur leur environnement technologique.

Cette distinction est importante : réagir aux problèmes est une chose. Gérer les TI de façon structurée en est une autre.

Mythe 8 : les services TI gérés et co-gérés sont la même chose

Les deux modèles ont un objectif commun : soutenir efficacement l’environnement TI de l’entreprise. La différence se trouve surtout dans la répartition des responsabilités.

Avec un modèle TI géré, une plus grande partie de la gestion est confiée au fournisseur.

Avec un modèle TI co-géré, le fournisseur travaille avec l’équipe interne et complète ses capacités.

Le choix dépend donc notamment de la présence d’une équipe TI interne, de son niveau de capacité et du degré d’externalisation souhaité.

L’externalisation doit rester au service de votre entreprise

Confier une partie de ses TI à un partenaire externe représente une décision importante. Elle doit répondre à un besoin concret et s’intégrer à la réalité de l’organisation.

L’objectif n’est pas de perdre le contrôle. Il n’est pas non plus de remplacer systématiquement les ressources internes. Et il ne s’agit pas simplement de chercher le fournisseur le moins cher.

L’objectif est de mettre en place un modèle TI qui permet à l’entreprise de gagner en efficacité, soutenir sa croissance et assurer la continuité de ses opérations, tout en conservant le niveau de contrôle dont elle a besoin.

Groupe SL propose des modèles de services TI gérés et co-gérés pour répondre à différentes réalités d’entreprise.

Vous vous demandez quel modèle convient à votre organisation? Parlons de vos besoins TI.