Les softphones et les avantages liés à leur utilisation en entreprise

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Alors que nous entrons dans la quatrième révolution industrielle, celle de l’automatisation et de l’intelligence artificielle, il est stupéfiant de voir combien d’entreprises utilisent encore des téléphones de bureau vétustes qui reposent sur une technologie analogique dépassée.

Si c’est le cas de votre organisation, il est temps de vous débarrasser de vos vieux appareils téléphoniques et d’entrer dans la révolution de la communication en passant aux softphones.

Dans cet article, découvrez ce que sont les softphones et quelques-uns de leurs principaux avantages.

Qu’est-ce qu’un « softphone » ?

Un softphone est une application ou un logiciel téléchargeable qui fournit une interface de téléphone numérique vous permettant de passer et de recevoir des appels téléphoniques via Internet. Il est directement connecté à votre système de téléphonie IP.

Les interfaces de téléphone logiciel ressemblent généralement à un clavier téléphonique classique, mais peuvent aussi afficher des informations clés supplémentaires comme l’identité de l’appelant et l’historique de ses appels.

En plus des fonctions d’appel traditionnelles, les softphones vous permettent également de profiter de toutes celles incluses dans votre forfait de téléphonie IP. Ces fonctionnalités pratiques comprennent les appels vidéos, des outils de messagerie d’équipe et des rapports d’appels détaillés.

Un softphone vous offre aussi la possibilité d’accéder à votre téléphone professionnel sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone mobile. Les fournisseurs de systèmes téléphoniques en nuage offrent d’ailleurs des services compatibles avec la plupart des appareils Mac, Microsoft, iOS et Android.

Comment les softphones fonctionnent-ils?

Les téléphones logiciels utilisent la technologie de la voix sur protocole Internet (VoIP pour Voice over Internet Protocol en anglais).

Lorsqu’un appel est effectué avec un softphone, un serveur SIP (Session Initiation Protocol) lance des sessions de voix sur IP en temps réel, et convertit les signaux vocaux analogiques en signaux numériques via la connexion Internet. Vous aurez donc besoin d’une connexion Internet sans fil ou à haut débit avec un routeur ou un modem pour passer et recevoir des appels avec un softphone.

Vous aurez également besoin d’un appareil (ordinateur, tablette ou téléphone intelligent) connecté à Internet, d’un haut-parleur et d’un microphone (ou d’un casque d’écoute filaire ou sans-fil doté d’un microphone qui vient remplacer le haut-parleur et le microphone).

Il vous suffit ensuite de télécharger l’application softphone recommandée par votre fournisseur de téléphonie IP sur les appareils de votre choix, de suivre les instructions de configuration de base et vous pourrez commencer à passer et recevoir des appels avec votre softphone. Bref, vous n’aurez pas à appeler le soutien technique pour pouvoir l’utiliser !

Quelques avantages d’utiliser les softphones en entreprise

Maintenant que vous savez quelles sont les caractéristiques principales des softphones et comment ils fonctionnent, pourquoi ne pas se pencher sur leurs principaux avantages ?

L’utilisation de softphones en entreprise procure en effet des avantages concurrentiels, et ce, dans plusieurs secteurs d’activités.

1 – Une mobilité accrue des employés

Aujourd’hui, le télétravail et les déplacements font partie du quotidien de bien des travailleurs.

Avec un softphone installé sur leur téléphone intelligent ou leur ordinateur portable, tous les appels vocaux et vidéos logés au numéro de téléphone professionnel de l’employé qui travaille à distance sont redirigés vers l’appareil mobile choisi. Tout ce qu’il faut pour assurer la communication, c’est une connexion Internet.

Cela offre évidemment une meilleure réactivité aux appels urgents et permet une meilleure communication avec les clients, collègues et partenaires. Sans compter que cela permet aux employés de garder leur numéro personnel privé et de ne pas utiliser leur forfait cellulaire.

2 – Des économies considérables

Un autre avantage de l’utilisation des softphones en entreprise est l’économie d’argent qui va généralement l’accompagner. En effet, passer à la téléphonie IP et aux téléphones virtuels permet de couper plusieurs postes de dépenses.

Par exemple, beaucoup de forfaits de téléphonie IP comprennent les appels interurbains gratuits et incluent sans frais une foule de fonctionnalités qui valent leur pesant d’or :

  • Afficheur
  • Annuaire d’entreprise
  • Appel en attente
  • Console pour réceptionniste
  • Enregistrement des appels
  • File d’attente
  • Groupe de sonnerie
  • Message vocal acheminé par courriel
  • Mode nuit
  • Multi-sites
  • Musique en attente
  • Rapport d’appels détaillé
  • Salle de conférence virtuelle
  • Transfert d’appel vers cellulaire

De plus, avec les softphones, plus besoin d’acheter ou de louer des appareils téléphoniques ou de faire passer des câbles encombrants. Vous avez déjà tout le matériel si vous avez un ordinateur et une connexion Internet.

3 – Une plus grande flexibilité

Plusieurs organisations vont apprécier la flexibilité et l’adaptabilité qu’offrent les softphones, surtout celles dont la croissance est rapide.

Avec les téléphones virtuels, pas besoin de louer ou d’acheter des appareils téléphoniques ou de faire passer des fils encombrants lorsque vous intégrez de nouvelles personnes dans votre équipe.

En plus, cette caractéristique facilite énormément les déménagements des entreprises qui doivent se relocaliser.

Pour passer aux softphones, faites confiance à Groupe SL

Voilà qui conclut cette présentation des softphones et de leurs avantages. L’essentiel est de retenir que pour une entreprise, passer à des téléphones virtuels permet de fluidifier les communications, d’augmenter la productivité et d’économiser beaucoup d’argent.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les softphones ou savoir comment ils pourraient contribuer concrètement à votre succès en affaires, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Nos spécialistes en solutions infonuagiques hébergées pourront répondre à vos questions les plus pointues.

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