Comment utiliser Microsoft Teams en entreprise ?

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Digne héritier de Skype Entreprise, Microsoft Teams est un logiciel qui redéfinit carrément la façon dont les entreprises et leurs employés peuvent travailler à distance. Dans un contexte de télétravail, MS Teams facilite énormément la collaboration et la communication au sein d’équipes visant un même objectif.

Cependant, pour que l’impact de l’implantation de Microsoft Teams au sein d’une entreprise soit véritablement profitable, il est essentiel d’utiliser correctement ses nombreuses fonctions dont le clavardage privé, les conversations, les réunions virtuelles et les appels, pour n’en nommer que quelques-unes.

Voici donc un petit guide qui vous explique comment tirer le meilleur de Microsoft Teams en entreprise.

Converser efficacement entre collègues sur Microsoft Teams

MS Teams permet de créer des équipes de travail en fonction de l’organisation d’un projet et des tâches qui s’y rattachent.

Au sein de chaque équipe, les canaux sont des sections qui organisent les conversations de façon que les membres travaillant sur une partie précise d’un gros projet puissent collaborer sans faire appel à toute l’équipe.

Dans un canal, il est possible de discuter, de partager des fichiers (Word, Excel et autres formats liés à la suite Microsoft 365), d’organiser des réunions et de partager l’affichage d’écrans. Tous les contenus sont sauvegardés en ligne et facilement accessibles.

Tout comme les équipes, les canaux peuvent être privés ou publics. Les conversations, les fichiers et les notes sur les différents canaux ne sont visibles que par les membres de l’équipe qui ont la permission de participer à ces canaux.

Voici justement quelques conseils pour converser efficacement sur MS Teams.

N’oubliez pas d’identifier vos destinataires

Si vous souhaitez obtenir une réponse rapide d’un collègue qui travaille à distance, prenez le temps de l’identifier dans votre message à l’aide du « @ ». Ainsi, il sera notifié et prendra vite connaissance de votre demande.

Demandez l’autorisation des participants avant d’inviter de nouveaux utilisateurs à une conversation

Les utilisateurs invités ont accès à pratiquement tout le contenu qui a été partagé dans une conversation. Pour protéger certaines données d’entreprises confidentielles ou informations personnelles, prenez le temps de demander l’accord de vos collègues ou de votre service des TI avant d’inviter des gens de l’externe à collaborer sur Teams.

Optimiser les appels et réunions passant par Teams

Dans un contexte de télétravail, Microsoft Teams peut vous aider à améliorer vos réunions d’entreprise et même vos formations grâce à une fonction de réunions en ligne pouvant accueillir jusqu’à 10 000 utilisateurs.

Les réunions en ligne peuvent inclure toute personne à l’intérieur ou à l’extérieur d’une entreprise. Cette fonction comprend également une aide à la planification, une application de prise de notes, le téléchargement de fichiers et la messagerie instantanée pendant les réunions.

Voici quelques conseils à appliquer lors de réunions en ligne sur Teams.

N’utilisez pas la vidéo si votre connexion Internet n’est pas optimale

Bien qu’une visioconférence soit plus efficace qu’une conversation audio, n’utilisez pas cette fonction si votre connexion Internet est lente ou instable. Autrement vous pourriez avoir de la difficulté à diffuser une image fluide.

Cela dit, avec Teams, tant qu’il y a au moins 1,2 Mb/s de bande passante disponible, vous pouvez profiter d’une expérience audio/vidéo de haute qualité.

N’activez votre micro que lorsque vous parlez

Si vous êtes dans un environnement bruyant, faites attention que les sons ambiants ne soient pas captés par votre micro et rendent la conversation inaudible. L’idéal est de prendre l’habitude de fermer votre micro lorsque vous n’avez pas la parole et de l’activer lorsque vous vous exprimez.

Exploiter le plein potentiel du module de clavardage privé de MS Teams

Le module de clavardage de Teams est l’endroit où les utilisateurs peuvent discuter dans un contexte informel. Il permet l’échange de fichiers, d’émojis de GIF et d’autocollants.

Il importe cependant de l’utiliser correctement pour qu’il ne devienne pas une distraction pour l’équipe.

Ne discutez pas de sujets liés au travail sur le module de clavardage

Le module de clavardage devrait être utilisé pour aborder des sujets qui ne concernent pas directement les projets sur lesquels vous travaillez.

Si vous conversez avec un ou une collègue via le module de chat privé, les autres parties prenantes du projet ne seront pas au courant des développements. Cela peut découler en problèmes de communication et de coordination.

Évitez les sujets délicats ou commentaires désobligeants

Sur Teams, les nouveaux participants à un chat existant peuvent voir les discussions antérieures. Alors de grâce, évitez les commentaires désobligeants envers vos collègues ou vos supérieurs.

Sachez toutefois qu’il est possible de sélectionner une option permettant de ne pas partager l’historique d’une conversation lors de l’ajout d’un nouveau participant.

Créez de nouvelles fenêtres de clavardage avec parcimonie

Pour éviter la confusion, limitez le nombre de fenêtres de clavardage que vous créez. Autrement, vous pourriez créer plusieurs conversations qui regroupent exactement les mêmes personnes et avoir du mal à vous y retrouver.

Le contexte idéal pour utiliser Microsoft Teams en entreprise

Voilà, vous savez maintenant comment faire pour optimiser votre utilisation de MS Teams. En plus, vous avez sans doute pu constater à quel point cet outil collaboration informatique peut augmenter le rendement d’une équipe dans un contexte de télétravail !

Si vous souhaitez utiliser Microsoft Teams dans votre entreprise, laissez-nous vous assister dans cette démarche et nous assurer que vous puissiez en tirer le meilleur. Contactez-nous pour en savoir plus.

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